評鑑供應商的時候，多數人要的是一張證書。證書證明的是某一天、某個範圍通過了某個稽核。它回答不了「這家供應商下一批會不會出問題」。
評鑑表要抓的是會變的東西。證書是靜態的，供貨是動態的。
證書的三個盲點
- 有效期。最常見的狀況是檔案夾裡那張證書已經過期兩年，而沒有人發現。收到證書的時候就要把到期日記進行事曆。
- 驗證範圍。一家公司有三條產線，證書可能只涵蓋其中一條。你買的品項在不在那個範圍內，要看證書上的範圍欄，不是看封面。
- 發證機構。驗證制度與發證機構很多種，彼此的要求不一樣。要確認那張證書在你的客戶眼中算不算數。
這三項都只要五分鐘就能查，而且都是文件上看得到的。真正麻煩的是下面那些。
評鑑表上該放的六欄
| 欄位 | 怎麼評 |
|---|---|
| 身分文件完整度 | 要得到學名、部位、產地嗎？要多久？ |
| 規格一致性 | 最近三批的檢驗數據落差多大 |
| 交期準確度 | 承諾日與實際到貨日的差距 |
| 異常回應 | 反映問題後多久有回音，處理方式是什麼 |
| 可追溯程度 | 問得出上一手是誰嗎 |
| 價格穩定度 | 報價變動的頻率與幅度 |
這六欄的共同點：全部來自你自己的交易紀錄，不必請對方提供。供應商給的資料會挑過，你自己的紀錄不會。
第一欄最值得先做。牛蒡那篇講過，拿不到學名的供應商，等於你的規格書少了最關鍵的一欄，而那一欄的風險最後落在你身上。
異常回應那一欄最有預測力
六欄裡面，最能預測未來的是異常回應。
所有供應商順風的時候看起來都一樣。差別出現在出問題的那一次：有沒有人接電話、多久給你答覆、承認還是推託、下一批有沒有改。
所以每次發生異常，無論大小，都要留一筆紀錄：發生什麼、何時反映、何時回覆、對方怎麼處理。一年下來，這份紀錄比任何證書都說明問題。
用分級分配驗收強度
評鑑做完要有用。最實際的用法是決定驗收要做到多細。
- A 級：長期穩定、文件齊全、異常紀錄乾淨。抽驗頻率可以降低，但不歸零。
- B 級：多數供應商在這裡。照標準流程驗收。
- C 級：新往來、或近期有異常。每批全項驗，並指定專人覆核。
這個設計解決的是人力問題。驗收人力有限，全部一視同仁等於把力氣平均撒掉。分級的意思是把力氣放在風險高的地方。
要注意的是 A 級不等於免驗。降頻率可以，歸零不行，因為供應商的狀態會變，而你是靠抽驗才知道它變了。
新供應商怎麼評
沒有交易紀錄的時候，六欄裡有五欄填不出來。
這時候能做的有三件：
- 先要文件，看它給得出什麼、給得多快。這一項當場就能評。
- 先下小量試單。用一批料的成本換一份真實紀錄。
- 前三批列 C 級全項驗。三批之後再重新評級。
小量試單這件事在原料採購上常被跳過，因為運費分攤不划算。但一批料出問題的損失，通常遠大於多付的運費。
本廠的作法
保康的主要原料走契作，農民每年定期把料送到公司。這個模式的好處是來源固定、品質變異可以逐年累積比較；代價是彈性低，不能臨時換供應商。
目前沒有因為客戶訂單而缺料的狀況。原料到廠後通常兩週內處理完，不長期堆放。
收料端的驗收照既有流程走：官能品評、水分、水活性、黃麴毒素、全系列微生物快篩五項。官能品評那篇談過為什麼它排在第一關。
契作之外的採購，身分文件三欄齊全才進料：學名、部位、產地。這一條沒有例外。
今天就能做的三件事
- 把檔案夾裡的供應商證書全部翻出來看到期日。十分鐘，可能會嚇到。
- 開一個表格，開始記異常。發生什麼、何時反映、何時回覆、怎麼處理。
- 把現有供應商分成三級，調整驗收頻率。人力就那些，放在對的地方。
常見問題
一定要去供應商現場稽核嗎？
現場稽核能看到文件看不到的東西，但成本高。小型業者可優先建立交易紀錄型的評鑑，再視風險決定是否安排現場。
供應商不給學名怎麼辦？
這本身就是一項評鑑結果。身分文件給不出來的供應商，建議列入較高驗收強度，並評估替代來源。
評鑑要多久做一次？
建議至少每年一次，另在發生重大異常時即時重評。頻率應配合供應商分級調整。
A 級供應商可以免驗嗎？
不建議。降低抽驗頻率可以，完全不驗會失去察覺狀態改變的能力。供應商的條件會隨時間變動。
最後
評鑑表上最有價值的欄位，全部來自你自己的交易紀錄。證書要看，但它只能告訴你過去某一天的事。
本文為一般性作業說明，不構成對特定供應商或驗證制度之評價，亦不構成法規符合性之結論。各廠應依自身風險訂定評鑑制度。
